新システムの導入は小さく、未完成のままスタートさせたほうが良い

中小企業において新しいシステムの導入は様々な面において負担がかかります。
コストについてはもちろんのこと、業務の見える化が大きな問題になることがあります。

これは、全体的な流れを把握できる人がいないことが大きな問題となっています。

システム制作会社に依頼すればヒアリングしてシステムを作ってくれますが、全体の流れが不明なままつくると、ヒアリングした内容とは違う業務がたくさんあり結局利用できない、といったことが起こりえます。

最初から完成形を作ろうとしない

最初から完成形を目指そうとしない事が重要です。
弊社のお客様の多くは必要となる機能を一つずつ試しながら導入するようお伝えしています。
一斉に開発して全機能を使い始めるということはしません。
こうすることによって、一つずつの機能を確認しながらすすめることが出来ます。

使い始めは少数からスタートする

もう一つのポイントとしては、少数人数からスタートするようにしています。
最初に少人数で使うメリットは下記のとおりです。

・使い始めるまでが速い
・トライアルとみなすことができる

1つ目の速いとは、少人数であるため、教育のコストが低いことが挙げられます。
全体で使おうと思うと全員に使うための教育を施さないといけませんが少人数であればスピード感を持って対応できます。
また、足並みをそろえなくてもOKで使う人から優先的に使ってもらえばよいのです。

2つ目のトライアルとみなすことができるとは、いざ少数で使ってみて使い勝手が悪いとわかれば撤退することも可能です。
もし全体が使い始めていると「せっかく投資したのだからもう少し様子を見てみよう」とひっぱって傷口を広げることになります。
切る自信のない人は、無理せず小さく始めることが大切です。

社内の業務の見える化を行う

日頃から自社のそれぞれの業務がどのように動いているかは誰でもわかるようになっていることが理想です。
しかしそれが出来ている中小企業はほぼないです。
まずは、その業務に新人がつき教えることを想定して、仕事の流れがわかるドキュメント(手順書)を用意するところから始めるとよいでしょう。
イレギュラーな対応は除いても構いません。多くの場合、8割型はドキュメントでカバー出来るかと思います。
もし、半分以上がイレギュラーな対応の場合は、業務を見直すことを検討すべきですね。


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